POLÍTICAS DE INSCRIPCIONES, CANCELACIONES,
REPROGRAMACIONES Y REEMBOLSOS.

Documento institucional | Actualizado: Julio 2026

Archivo en PDF: https://drive.google.com/file/d/1Nra0V9hAuuyhj5PnJZvsvIpYOWj4Nwqa/view

PROPÓSITO

El presente documento establece las condiciones aplicables a inscripciones, reservas, pagos, cancelaciones, reprogramaciones, transferencias y reembolsos de las formaciones organizadas por Polyvagal Bodyworkers. Su finalidad es ofrecer reglas claras, transparentes y uniformes, protegiendo tanto al participante como al Instituto, y facilitando una adecuada organización académica, administrativa y logística.

1. ALCANCE

Aplica a todas las formaciones, cursos presenciales, cursos online en vivo o grabados, diplomados, talleres, seminarios, certificaciones, webinars de pago y eventos académicos organizados por Polyvagal Bodyworkers, en México o en cualquier otra sede internacional.

2. DEFINICIONES CLAVE

Concepto	Significado
Reserve	Pago inicial para asegurar un lugar. Forma parte del costo total del curso.
Inscripción	Lugar confirmado una vez recibido el pago y emitida la confirmación del Instituto.
Reprogramación	Cambio de participación del mismo alumno a otra fecha o formación autorizada.
Transferencia	Sustitución del alumno inscrito por otra persona antes del inicio del curso.
Crédito	Valor económico que queda registrado a nombre del participante tras una reprogramación.

ACEPTACIÓN

Al realizar el pago de una reserva, pago parcial o pago total, el participante declara haber leído, comprendido y aceptado expresamente estas Políticas de Inscripciones, Cancelaciones, Reprogramaciones y Reembolsos, así como las condiciones específicas del curso o formación seleccionada.

3. INSCRIPCIONES Y CONFIRMACIÓN DEL LUGAR

3.1 Proceso de inscripción

La inscripción a cualquiera de las formaciones organizadas por Polyvagal Bodyworkers podrá realizarse a través de los medios oficiales autorizados por el Instituto, tales como el sitio web, correo electrónico, WhatsApp, redes sociales o cualquier otro canal habilitado para este fin.

La solicitud de inscripción no garantiza por sí sola un lugar dentro del curso. La participación quedará sujeta a la disponibilidad de cupo y al cumplimiento de los requisitos establecidos para cada formación.

3.2 Confirmación del lugar

El lugar del participante quedará oficialmente reservado únicamente cuando se cumplan las siguientes condiciones:

El Instituto haya recibido el pago correspondiente (reserva o pago total).
El pago haya sido correctamente identificado y validado por el área administrativa.
Exista disponibilidad de cupo en la formación seleccionada.
El participante haya recibido la confirmación oficial por parte de Polyvagal Bodyworkers.

Hasta que estas condiciones se cumplan, el Instituto no podrá garantizar la disponibilidad del lugar.

3.3 Reserva de lugar

En aquellas formaciones donde exista la opción de realizar una reserva, el participante podrá asegurar provisionalmente su lugar mediante el pago del monto establecido para dicho curso.

La reserva:

Forma parte del costo total de la formación.
No constituye un pago adicional.
Permite al Instituto planificar adecuadamente la organización académica y administrativa del curso.
Se encuentra sujeta a las condiciones de cancelación, reprogramación y reembolso establecidas en esta Política.

3.4 Pago del curso

El participante podrá liquidar el costo del curso mediante los métodos de pago autorizados por el Instituto.

En caso de existir planes de pago o mensualidades, el participante deberá cumplir con las fechas establecidas. El incumplimiento podrá generar la pérdida de beneficios asociados o incluso la cancelación de la inscripción, previa notificación por parte del Instituto.

3.5 Responsabilidad del participante

Antes de realizar su inscripción, es responsabilidad del participante:

Revisar cuidadosamente la información del curso (fecha, sede, horarios, requisitos y costo).
Resolver cualquier duda con el equipo de Polyvagal Bodyworkers antes de efectuar el pago.
Verificar que los datos proporcionados durante su inscripción sean correctos.
Revisar la presente Política de Inscripciones, Cancelaciones, Reprogramaciones y Reembolsos.

4. PAGOS, RESERVAS Y COSTOS ADMINISTRATIVOS

Las reservas son personales y forman parte del costo total del curso.

Los costos de transacción, comisiones bancarias, cargos por plataforma o gastos administrativos no son reembolsables.

Los precios, promociones, descuentos, becas o beneficios especiales no son retroactivos ni acumulables, salvo autorización expresa del Instituto.

Si una reprogramación se aplica a un curso de mayor costo, el participante deberá cubrir la diferencia. Si se aplica a un curso de menor costo, no habrá devolución de diferencia.

IMPORTANTE

La reserva asegura el lugar del participante, pero también activa procesos logísticos y administrativos del curso: materiales, sede, cupo, docentes y organización. Por ello, los cambios y cancelaciones se regulan por los plazos de esta Política.

5. CANCELACIONES DEL PARTICIPANTE Y REEMBOLSOS

Cuando un participante solicite cancelar su participación en un curso presencial, se aplicarán los siguientes criterios de acuerdo con la fecha de aviso:

Anticipación con la que se comunica la cancelación	Reembolso aplicable	Alternativa disponible
30 días naturales antes del inicio del curso	80% del monto pagado	Reembolso conforme al procedimiento.
15 días naturales antes del inicio del curso	50% del monto pagado	Reembolso conforme al procedimiento.
Menos de 15 días antes del inicio del curso	No aplica reembolso	Transferencia a otra persona con 72 horas de aviso para el curso pagado o reprogramación, si procede. (El instituto tiene la autoridad de decidir la alternativa a aplicar).
Una vez iniciado el curso	No aplica reembolso	No procede reembolso, transferencia ni reprogramación.

CURSOS PRESENCIALES

Una vez iniciado el curso, no se realizarán reembolsos completos ni parciales bajo ninguna circunstancia. La inasistencia sin aviso previo no genera derecho a reembolso, transferencia o reprogramación.

6. TRANSFERENCIAS DE INSCRIPCIÓN

La transferencia permite que otra persona tome el lugar del participante originalmente inscrito, siempre que se solicite antes del inicio del curso y cumpla estas condiciones:

Si aplica

Antes del curso, con al menos 72 horas de anticipación, para una persona que cumpla los requisitos académicos y administrativos.

No aplica

Después de iniciar el curso, después de una reprogramación, si la persona sustituta no cumple requisitos o si la Dirección no lo autoriza.

Toda solicitud de transferencia estará sujeta a la revisión y autorización del área administrativa de Polyvagal Bodyworkers, quien evaluará cada caso conforme a la organización del curso, la disponibilidad operativa y el cumplimiento de las presentes políticas.

La autorización de una transferencia no será automática y quedará a criterio exclusivo del Instituto.

No procederán solicitudes de transferencia cuando:

La inscripción ya haya sido reprogramada.
El curso haya iniciado.
La solicitud no cumpla con los plazos o requisitos establecidos.
Existan circunstancias administrativas o académicas que impidan realizar el cambio.

7. CURSOS ONLINE

Cursos online en vivo: hasta 15 días antes del inicio se podrá solicitar reembolso del 80%. Después de ese plazo no aplica reembolso.

Cursos pregrabados: si el participante no ha accedido al contenido durante los primeros 7 días posteriores a la compra, podrá solicitar reembolso del 80%. Si ya accedió, descargó materiales o utilizó la plataforma, no aplica reembolso.

8. REPROGRAMACIONES Y CRÉDITOS

La reprogramación es una alternativa que el Instituto puede autorizar para que el participante conserve el valor de su inscripción cuando ya no proceda un reembolso conforme a esta Política.

Condición del crédito	Regla aplicable
Titularidad	El crédito queda registrado exclusivamente a nombre del participante inscrito.
Uso	Puede utilizarse una sola vez, sujeto a disponibilidad de lugares.
Vigencia	12 meses a partir del curso originalmente contratado, salvo que el Instituto comunique una vigencia distinta por escrito.
Cambio de curso	Puede aplicarse a otra formación autorizada por Polyvagal Bodyworkers.
Diferencia de precio	Si el nuevo curso cuesta más, el participante paga la diferencia. Si cuesta menos, no hay devolución.
Transferencia posterior	Una vez aceptada la reprogramación, el crédito no podrá transferirse a otra persona, salvo autorización expresa de la Dirección.
Reembolso posterior	El crédito no podrá canjearse por dinero ni solicitarse como reembolso posteriormente.

CLAVE ADMINISTRATIVA

La reprogramación no equivale a una transferencia. Al aceptar una reprogramación, el lugar deja de corresponder al curso original y se convierte en un crédito personal del participante, para utilizar en otra formación del instituto.

9. CANCELACIONES POR PARTE DEL INSTITUTO

Si el Instituto cancela un curso por cupo insuficiente, causas atribuibles a la organización o imposibilidad de realizarlo, el participante podrá elegir entre reembolso íntegro del monto pagado o aplicar el pago como crédito para otra formación del Instituto.

El Instituto no será responsable por gastos adicionales como vuelos, hospedaje, alimentación, transporte, cambios de itinerario u otros gastos personales derivados de la participación en el curso.

El Instituto podrá realizar ajustes razonables de horario, aula, sede dentro de la misma ciudad o docente, cuando sean necesarios para garantizar la realización académica y operativa de la formación. Dichos cambios serán comunicados oportunamente y no generarán por sí mismos derecho a reembolso.

10. CASOS DE FUERZA MAYOR

En situaciones extraordinarias debidamente justificadas, como enfermedad, accidente, hospitalización, restricciones oficiales de viaje, emergencia familiar directa u otras circunstancias de fuerza mayor, el Instituto podrá evaluar una reprogramación excepcional. Podrá solicitarse documentación que respalde la situación.

11. RESPONSABILIDADES DEL PARTICIPANTE

El participante debe	El Instituto no cubre
Revisar fechas, horarios, sede, requisitos y modalidad antes de pagar.	Errores de agenda, vuelos, hospedaje o traslados personales.
Presentarse puntualmente y cumplir los requisitos académicos.	Pérdidas por inasistencia, llegada tardía o incumplimiento de requisitos.
Avisar oportunamente cualquier cambio o imposibilidad de asistir.	Situaciones notificadas fuera de plazo o sin documentación.
Cuidar materiales, equipos y convivencia durante la formación.	Conductas que afecten la seguridad o el desarrollo del curso.

El Instituto podrá advertir, suspender o retirar de la formación a cualquier participante cuya conducta ponga en riesgo la seguridad, vulnere la dignidad de otras personas, implique acoso, violencia, discriminación, grabación no autorizada, alteración del orden o incumplimiento grave de las indicaciones docentes.

Cuando la separación sea consecuencia de una conducta atribuible al participante, no procederá reembolso, sin perjuicio de los derechos que legalmente correspondan.

12. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR REEMBOLSO, CAMBIO O ACLARACIÓN

Toda solicitud deberá enviarse por escrito al correo oficial del Instituto o al canal administrativo indicado, incluyendo nombre completo, curso, fecha, comprobante de pago y motivo de la solicitud. El tiempo de respuesta estimado es de hasta 5 días hábiles.

Los reembolsos aprobados se realizarán por el mismo método de pago cuando sea posible.

Las solicitudes incompletas podrán requerir información adicional antes de ser evaluadas.

Cualquier excepción deberá ser autorizada expresamente por la Dirección del Instituto.

13. PROTECCIÓN DE DATOS, IMAGEN Y MATERIALES

Los datos personales serán utilizados únicamente para fines académicos, administrativos y de comunicación relacionados con las formaciones del Instituto.

Los materiales, manuales, contenidos, grabaciones y recursos entregados son propiedad intelectual de Polyvagal Bodyworkers o de sus autores autorizados. No podrán reproducirse, venderse, compartirse o distribuirse sin autorización escrita.

Durante cursos presenciales u online podrán tomarse fotografías o videos con fines académicos, testimoniales o institucionales. El participante podrá informar por escrito si no desea aparecer en este material.

El participante recibe una licencia personal, limitada y no transferible para utilizar los materiales exclusivamente con fines de estudio y consulta profesional. La adquisición del curso no implica cesión de derechos de propiedad intelectual.

14. DISPOSICIONES FINALES

Polyvagal Bodyworkers podrá actualizar esta Política cuando sea necesario. La versión vigente será la publicada o comunicada oficialmente por el Instituto. Cualquier situación no contemplada será revisada por la Dirección buscando una solución justa, transparente y consistente con esta Política.

DECLARACIÓN DE ACEPTACIÓN

Al realizar el pago de una reserva, pago parcial o pago total, el participante declara haber leído, comprendido y aceptado estas Políticas de Inscripciones, Cancelaciones, Reprogramaciones y Reembolsos.

CONTACTO.-

Polyvagal Bodyworkers

Correo: pvmt@polyvagalbodyworkers.com
WhatsApp: +52 99 8763 4368